EXCEL自動登記表的制作

Excel 2002制作簡單、快捷、准確的考勤表,你就能切身體會到信息時代的方便與快捷。

一、基本框架設置

首先要進行的工作當然就是新建工作簿,在工作表中輸入姓名、日期,制訂考勤表的基本框架。

1.啓動Excel 2002,新建一個工作簿,命名爲「2004年員工考勤表」,在工作簿中建立12個工作表。

2.在當月工作表的A1、B1單元格中分別輸入「姓名」、「日期」,在A2單元格中輸入第1個員工的姓名,接著選擇A2、A3單元格,然後單擊「合並及居中」按鈕將兩個單元格合並爲1個單元格,按照以上方法錄入其他員工的姓名(如圖1)。

EXCEL自動登記表的制作

3.在單元格C1中輸入「7-1」,程序將自動轉成「7月1日」(這裏假定考勤從7月1日開始)。用鼠標點選單元格C1,並移動鼠標到單元格的右下角,待出現實心「十」字的填充柄後,按住左鍵拖動到需要的位置,這樣在7月1日後便形成了一個日期序列。

4.單擊日期序列最後的「自動填充選項」智能填充標記,在彈出來的菜單中點選「以工作日填充」項,程序便自動將星期六、日去掉,不記入考勤日期。

5.選中整個日期行,在「單元格格式」對話框中點選「數字」選項卡。在「分類」列表中點選「自定義」項,在類型框中輸入「d"日"」,然後單擊「確定」按鈕。

二、錄制宏

1.點選工作表中的任意一個單元格,然後單擊「工具→宏→錄制新宏」菜單項,進入「錄制新宏」對話框。在「宏名」框中輸入准備錄制的宏的名稱--「返回當前時間」,「確定」後即進入宏的錄制階段(如圖2)。

EXCEL自動登記表的制作

2.輸入公式「=now( )」,然後按回車鍵,接著單擊「停止錄制」工具欄中的「停止錄制」按鈕結束錄制。

三、制作宏按鈕

1.單擊「視圖→工具欄→繪圖」菜單項,調出「繪圖」工具欄,接著選擇「繪圖」工具欄中的「繪圖→對齊→對齊網格」項。

2.單擊「視圖→工具欄→窗體」菜單項,調出「窗體」工具欄,然後單擊「窗體」工具欄上的「按鈕」,接著在單元格B2中拖動鼠標繪制一個按鈕,Excel將自動打開「指定宏」對話框,點選其中的「返回當前時間」宏,並單擊「確定」按鈕(如圖3)。

EXCEL自動登記表的制作

圖3 選擇「返回當前時間」宏

3.單擊按鈕,將按鈕上的文字更改爲「上班」,並對文字大小、字體進行設置。然後單擊「繪圖」工具欄上的「選擇對象」按鈕,並按住「Ctrl」鍵,用鼠標將剛才制作的按鈕拖到B3中,即將制作好的按鈕複制到B3中,並將按鈕上的問題更改爲「下班」。

4.確認「繪圖」工具欄上的「選擇對象」按鈕被選中,單擊「下班」按鈕,然後按住「Shift」鍵再單擊「上班」按鈕,將兩個按鈕同時選中。單擊「Ctrl」鍵,用鼠標將選中的兩個按鈕拖動複制到B列的其余單元格中。最後效果(如圖4)。

EXCEL自動登記表的制作

Excel的公式和相對引用功能來完成。

5.單擊「工具→選項」菜單項,在彈出的對話框中點選「重新計算」選項卡,並單擊「重算活動工作表」按鈕。這樣所有員工的考勤就全部統計出來了。

 
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