五大標准助CIO正確挑選信息化軟件

隨著信息技術的發展,在企業管理軟件市場上,各種管理軟件如雨後春筍般,紛紛冒出來。現在企業管理軟件,已經涉及到了企業的各個部門,如財務部門有財務管理軟件、發票管理系統;ERP、CRM等跨部門的管理軟件也屢見不鮮;傳真管理系統、文件共享服務器、郵件系統等提高了企業的辦公效率。但是,作爲企業來說,很多都是「第一次進城的鄉下人」,難免會挑花了眼。那在CIO眼中,哪些是其樂意接受的管理軟件呢?

一、 靈活的自定義

各個企業的管理模式、生産方法各有差異,若想用一個統一的解決方案來應付各個企業,那是行不通的。雖然有些個性需求可以通過二次開發解決,但是,二次開發需要成本與時間,而且這一般只能依靠軟件提供商解決,對于企業來說,這非常的被動。

作爲CIO,我希望軟件供應商年提供的管理軟件,能有一個靈活配置的平台,不通過後台編碼的編寫,就可以實現一些簡單功能的配置。如ERP系統中,我能夠在銷售訂單上自定義一個字段,並且該字段的內容能夠帶到出貨單、發票、應收帳款上。這麽一個簡單的需求,若通過代碼編寫,那是非常麻煩的,因爲其涉及到多支表單作業。我希望有個像活動字典(AD)那樣的技術就,可以不通過後台的代碼,實現這些功能。

二、 傻瓜式的操作

企業上信息化管理軟件,作爲CIO來說,是憂喜參半。爲什麽呢?一方面,信息化項目的應用,可以提高信息部門在企業的地位,信息部門可以從後台走向前台;另一方面,信息化管理軟件的采用,就意味著信息部門壓力的增大,因爲如何讓員工准確、 熟練操作信息化管理系統的重任,就落到了我們的肩膀上。

我們希望,信息化管理軟件提供「傻瓜式」的操作模式,讓用戶只需要通過簡單的培訓,就可以根據系統的提示,一步步的完成自己的作業,走完自己的流程。

最簡單的,就是系統的一步操作完成後,系統都能夠提示下一步該如何操作。這就如同現在市場上非常熱火的虛擬機一樣。當然,這可以根據用戶自己設置,若用戶對這支作業還不熟悉,則可以打開這個功能;若熟悉了,當然也就沒必要讓系統一步步提示你,該怎麽作,把這個功能屏蔽掉舊可以了。

另一方面,系統要能夠提供一個人性化的操作平台。現在國內的管理軟件,紛紛進駐國內的軟件管理市場。有些人會反駁,國內的軟件就是太在于外表,所以就沒有時間、精力去關注其實質性的功能了。其實,國人一向都強調「色香味」俱全,若你的色不好看,即使你香味很好聞、味道很不錯,但是,看其來不舒服,那最後的綜合評分也就不會高了。所以,在涉及管理軟件的界面時,要體現人性化的需求,要考慮如何設計,才能讓用戶盡快的入手。三、 自動檢錯

企業管理軟件必須要有自動檢錯的功能。通過系統的自動檢錯,提高系統操作的准確性。管理系統要能夠幫助用戶發現一些常規性的問題,從而減少我們系統維護的工作量。

如在ERP管理系統或者CRM客戶關系管理系統中,對于物料編碼要提供自動檢錯功能。不知道大家是否了解,我們的身份證號碼的結構。身份證號碼前面的幾個數字,是有具體意義的,表示你的籍貫、出生年月、是男是女等等;但是,最後的幾個校驗碼,則對于一般用戶來說,沒有實際意義,但是,對于某些人來說,是非常重要的,如戶籍系統,可以通過某個程序,借助這幾個校驗碼,判斷這個生份證號碼編寫是否准確。因爲物料編碼對于企業管理軟件來說,不僅是一個非常大的工程,而且,對于其准確性的要求很好。若物料編碼錯誤,則整個系統都會發生混亂。這不是危言聳聽,我就曾經經曆過這種事件。那我們還是采用進銷存系統的時候,我們的物料編碼中,有一碼是表示物料的顔色,結果因爲系統輸入人員在輸入時,不小心把黑色的輸成了紅色,結果,最後,物料采購、入庫、領料都出現了問題,最後,在成品檢驗的時候,才發現了問題。但是,這是生米已經煮成了熟飯,損失已經造成了。可見,物料編碼對于信息化管理系統的重要性。所以,若系統能夠提供如身份證校驗碼類似的自動檢錯機制,幫助用戶檢測這些常規錯誤,那我們是非常樂意接受這種系統的。

再如,要提供盡可能多的系統報警功能。如郵件服務器管理系統,當分配給他的硬盤空間快滿時或者並發數過多、影響其響應時間到某個程度時,郵件服務器要自動發警報給系統維護人員,不要等到用戶抱怨了我們才知道,春江水暖鴨先知,我們作爲系統管理人員,要提前知道這些信息,可以提前准備。如ERP系統中的采購訂單作業,不是所有采購訂單都可以隨便變更的,如已經收過貨、對過帳的采購訂單,就不能隨意更改,若強行對其更改時,ERP系統要能夠提示用戶不能進行更改,並把這個信息自動反饋給系統管理人員,讓其處理。

也就是說,信息化管理軟件,要有那種「紅外線探測」器的功能,哪個用戶操作或者服務器性能,碰到這條警戒線了,就要自動進行彙報,如此,我們作爲系統管理人員,就不用天天盯著系統看了。只要系統報警的時候,去處理一下問題就可以了。

四、 性能要求

現在的管理軟件,不像以前,都是單機的軟件。現在更多的管理軟件,使網絡化的管理軟件,而且,有些不僅是企業內部局域網,還要通過VPN等手段,能夠讓外部網絡訪問。如此,即使出差在外的人,也能夠訪問企業的內部網絡。

因爲一個管理軟件在同一個時間,可能不是一個人在使用,所以,我們就特別強調軟件的性能,特別是對于並發數的要求及並發人數多時系統的響應時間。系統的性能,不僅跟企業的硬件環境有關,而且,跟管理軟件的系統架構也是有很大關系的。如數據的傳遞機制、沖突機制等等,設計的好的話,可以充分利用網絡資源,使得硬件不再成爲影響其性能的主要因素。我在選擇管理軟件的時候,對于這塊並發的功能非常重視。我至少會安排50個並發數,進行測試,看其性能有否受到影響。

五、 便于維護

若系統的維護工作很大、成本很高,那也很難受到企業的青睐。我爲什麽不敢跟開源的管理軟件、特別是比較大型的開源管理軟件,如CRM等,打交道,就是因爲其開發與維護工作量太大。若采用開源的管理系統,我要專門招募一、兩個技術人員來伺候他,那我還不如買商業軟件,至少我後續服務的成本可以少很多。一年可能不能看見效果,但是,十年、二十年呢,可能就賺回來了。因爲企業要養這些技術人員的話,可能不是個小數目,這筆每年支付給軟件公司一筆服務費用,要高的多了。

所以,我們選擇企業管理軟件時,一般要求其維護相對簡單,不要讓我們再特意的去招募人才來管理爲好。

 
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